Cita previa para centros educativos

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Revisión de 17:55 15 may 2020 por Cap04c (Discusión | contribuciones) (Cita previa para estudiantes y familias de estudiantes matriculados)

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Objeto

Analizar opciones de cita previa para los centros educativos de la Región de Murcia.

Introducción

El desarrollo de una aplicación de cita previa para todos los centros educativos es un proceso complejo ya que depende de muchos factores y tiene muchos y variados requisitos:

  • Tipo de petición que se quiera hacer, no es lo mismo una visita al tutor, matricular a un estudiante en de primaria, de bachillerato, de conservatorio, o solicitar información del centro.
  • Número de personas que se pueden recibir concurrentemente. Hay centros que tienen una persona, otros varios, o ninguna y el horario es cambiante en función del día.
  • Horarios de atención, es diferente el horario de secretaría, del jefe de estudios, o de un tutor, y diferente en época lectiva, no lectiva, e incluso por enseñanzas: primaria, bachillerato, etc.
  • Tiempo entre citas, en muchos casos sería necesario establecer un tiempo prudencial entre citas para garantizar que no haya contacto.
  • Sala de espera, hay centros que pueden disponer de sala de espera que permita optimizar el tiempo, y espacio para la misma, otros que no lo tienen.
  • Gestión de las visitas sin cita previa, establecer procedimientos para solicitar cita estando en la misma puerta del centro educativo.


Y muchas otras que hacen que un sistema global de cita previa sea complejo de gestionar, así como complejo de completar la información para el centro por toda la casuística y posibilidades que tiene que contemplar.

Se proponen alternativas con objeto de poder ofrecer diferentes tipos de soluciones en función del tipo de colectivo al que nos dirigimos.

Distinguimos tres grandes grupos:

  • Estudiantes y familias de estudiantes que ya están matriculados en el centro y que solicitan una actuación del centro.
  • El centro, que desea realizar algún proceso masivo del centro hacia los alumnos matriculados o pendientes de admisión.
  • Familias y estudiantes que no están matriculados en el centro, y que desean realizar alguna actuación.


Analizamos las situaciones y planteamos a continuación diferentes propuestas para casa una de ellas.


Cita previa telefónica

Es posible la realización de cita previa desde el telefono. La propuesta es utilizar un calendario, o varios si hay varias personas o perfiles. Así:

  1. Crear un calendario en la cuenta del centro por ejemplo para Secretaría.
  2. Compartir el calendario con las personas que lo vayan a gestionar.
  3. Cuando se reciba una llamada abrir el calendario y apuntar la cita.

Se puede anotar en la misma el motivo, e incluso correo electrónico del llamante para que le aparezca una cita que puede aceptar, o cancelar. Además, incluso puede añadirse la posibilidad de videoconferencia de forma que las personas que están en esa cita pinchan en ese enlace y pueden tener la reunión de forma virtual.

Cita previa para estudiantes y familias de estudiantes matriculados

Para este colectivo existe ya un sistema de cita previa implantado en la aplicación MIRADOR.

Cualquier estudiante o padre, madre o tutor legal puede acceder a través de Mirador y solicitar una cita.
La cita puede solicitarse a cualquier profesor que le imparta clase o a cualquier persona del equipo directivo.
El procedimiento es sencillo:

  1. El estudiante solicita el día de la cita y la persona o cargo con el que quiere citarse.
  2. La persona lo recibe, propone la hora, y la información se remite al estudiante.
  3. El estudiante confirma la hora, y se apunta en el calendario de la persona citada.

Tiene toda la información en
http://eduwiki.murciaeduca.es/wiki/index.php/Gesti%C3%B3n_de_Comunicaciones#Comunicaciones_desde_Alumnos_o_Familias_hacia_Docentes

Cita previa para acciones del centro hacia alumnos matriculados

En muchas ocasiones es el centro el que realiza acciones proactivas en las que le interesa citar a sus alumnos para procesos varios: pruebas, procesos de admisión, entrevistas, etc.

Para este caso el procedimiento que se propone es el siguiente:

  1. Exportar los datos que se necesiten desde Plumier a una hoja de cálculo. Es conveniente el correo electrónico. Debe aparecer los datos del NRE y nombre, sin apellidos, datos personales suficientes para poder identificar a la persona.
  2. Añadir una columna para la fecha de la cita. Para ello
    1. Añadir en la primera fila la fecha y la hora en la que se quiere empezar, por ejemplo “01/01/2020 09:05”
    2. Poner en la segunda fila una fórmula sumando los minutos que se quieren entre cada cita dividido por los minutos del día, 1440. Por ejemplo si se quieren 15 minutos la formula sería “=celda anterior + 15/1440”.
    3. Arrastrar esa celda.
  3. El documento con los datos personales y cita, publicarlo. Dos opciones
    1. Guardarlo en drive y compartirlo con las direcciones de correo extraidas. Enviar un correo a los alumnos con el enlace
    2. Publicarlo en un espacio web, cumpliendo el marco legal respecto a la protección de datos.


Cita previa para familias y estudiantes no matriculados

En el caso de cita previa para personas que no son del centro educativo se proponen dos alternativas. <brA

Cita a través de correo electrónico y calendario

Crear un calendario, o varios calendarios en función de como se desee organizar, un calendario para secretaría, otro para jefatura, o todo en el mismo. Se pueden hacer tantos calendarios como se necesiten tanto en GSuite como en Microsoft365.
Recibir las peticiones de cita previa por correo electrónico.
En ese calendario ir apuntando las propuestas de cita recibidas por correo electrónico.
Al apuntar en el calendario el correo electrónico del interesado, queda reservado ese tiempo y el destinatario también recibe un mensaje de cita, que puede confirmar, rechazar, cancelar o proponer nueva hora.
Incluso se puede indicar que la cita sea por videoconferencia, en caso de que el interesado disponga de los medios, indicando en la propia cita que se hace por videoconferencia, lo que genera un enlace único para esa cita.

El correo electrónico que se propone es el del centro, es decir <codigodecentro>@murciaeduca.es.

Si el centro lo considera, sería posible previa petición por CLIP la creación de una cuenta específica que se denominaría “<codigodecentro>.citaprevia@murciaeduca.es”
Y esa cuenta dar acceso el centro a las personas que desee que gestionen esa cuenta.

Cita a través de formulario y calendario

Una opción un poco más avanzada y mejorada consiste en crear desde la cuenta del centro un formulario de cita previa, y publicar y publicitar el enlace al mismo.

Este formulario, cada vez que se rellena por parte de un ciudadano finaliza en una de hoja de cálculo, desde la que el centro puede revisar la petición de citas, apuntarlas en el calendario en base a la información que se le haya proporcionado, marcar aquellas que ya ha concertado, etc. A partir de ahí se dispone de los mismos mecanismos que en la opción anterior.
Para poder ser más eficaz, se puede compartir la hoja de cálculo generada con las personas que el centro quiera.
En este caso no sería necesario una cuenta adicional, con la gestión que eso supone.

Conclusiones y propuesta de mejoras

Estas son las propuestas que se plantean, que consideramos que cubre todo el abanico de opciones de cita previa. Cualquier propuesta de mejora o situación no planteada se puede realizar a través de los mecanismos habituales (CLIP).