Gestión de Comunicaciones

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Contenido

Conceptos Generales

Antes de comenzar con cualquier consideración y que a muchos usuarios les infunde a error "PLUMIER XXI NO ES UN PROGRAMA DE GESTIÓN DE MENSAJERÍA. PLUMIER XXI ES UN CONJUNTO DE APLICACIONES PARA LA GESTIÓN EDUCATIVA EN LA CARM QUE DISPONE DE UN SISTEMA DE MENSAJERÍA BÁSICO". Si se desea un sistema avanzado de gestión de correo, la consejería competente en materia de Educación pone a disposición de los usuarios, docentes y alumnos, cuentas gratuitas e ilimitadas de correo electrónico basadas en Gmail.


Actualmente existen los siguientes "medios de comunicación" en Plumier XXI entre docentes, familias y alumnos:

  • SMS: cada vez más en desuso basada en el envío de SMS de móvil. Disponible para envíos a un sólo alumno/familia.
  • Correo electrónico: sistema de mensajería basado en el envío de mensajes vía e-mail sin opción a respuesta.
  • Telegram: sistema de mensajería instantánea similar a SMS, de carácter gratuito y sin opción a respuesta.
  • TokApp School: misma funcionalidad de Telegram. Además, está contratado para los Centros Públicos con un sistema de gestión de mensajería completo, orientado a la educación y con posibilidad de interacción entre los usuarios dentro de esa plataforma.
  • Notica: servicio de gestión de mensajería para distribución de mensajes a los anteriores medios, que guarda los mensajes temporalmente y accesible desde Plumier XXI y las webs Profesores y Mirador.


"Tipos de información enviada":

  • Faltas de asistencia o de puntualidad de los alumnos.
  • Notificaciones: Que pueden ser de dos tipos:
    • Individuales: enviadas al alumno o a la familia vía SMS, correo electrónico (con/sin fichero adjunto) o Telegram/TokApp.
    • Colectivas: enviadas al alumno o a la familia vía correo electrónico (con/sin fichero adjunto) o Telegram/TokApp.


"Necesidades" para recibir los distintos tipos de información:

  • SMS: debe estar definido el número de teléfono móvil de los destinatarios en Plumier XXI.
  • Correo electrónico: debe estar definido el correo electrónico de los destinatarios en Plumier XXI.
  • Telegram: los datos deben estar como en la opción SMS, tener instalado Telegram en el móvil y tener conexión con “Educarm Notifica bot” (sin este último paso los mensajes no llegan al usuario).
  • TokApp School: los datos deben estar como en la opción SMS y tener instalado TokApp School en el móvil. Existen dos opciones:
    • Usuario sin centro dado de alta en el servicio: funciona como un sistema de mensajería estilo Telegram.
    • Usuario con centro dado de alta en el servicio: sistema completo de gestión de mensajería y pago.
  • Notica: por defecto existe en el sistema para todos los usuarios docentes.






Procedimientos

Configuración Plumier XXI

En los "datos del alumno seleccionado" de Plumier XXI se deben definir:

  • Para el alumno. En "Correspondencia":
    • Teléfono y Teléfono 2: "Teléfono" podría ser el teléfono fijo y "Teléfono 2" el móvil. Alternativamente, podrían ser los teléfonos dos móviles, fijos, no estar definidos unos de los dos o ninguno.
    • E-mail alt: necesario para el proceso de recuperación de contraseñas de Plumier XXI/Profesores, Plumier XXI/Mirador y Aula Virtual.
    • E-mail Oficial: donde se reciben todos los correo enviados por Plumier y con el formato nre@alu.murciaeduca.es
  • Para la familia. En "Datos Padre" y/o "Datos Madre":
    • Tienen que tener marcado el check “Mensaje padre” y/o “Mensaje madre” respectivamente.
    • El check "Datos protegidos" en la pestaña "Observaciones" debe estar desmarcado.
    • Teléfono y Teléfono 2: ídem alumno.
    • E-mail: dirección de correo donde se recibirán todos los correo enviados por Plumier.


"Consideraciones":

  • Las comunicaciones Telegram y TokApp School se envían simultaneas, nunca serán independientes la una de la otra y nos referiremos a ellas como Telegram/TokApp.
  • Toda la mensajería para por Notica a excepción de los email con fichero adjunto que van directamente al servidor de correo.
  • Los mensajes a alumnos, familia o docentes generarán un e-mail de información de envío al emisor con el resultado de la gestión cuando finaliza el envío a todos los receptores (hasta Notica y no indica que el receptor lo ha recibido).
  • Las faltas pueden notificase de dos modos:
    • Para infantil y primaria: en Centro>Gestión del Centro>Datos del Centro-->Gestión de Faltas establecer Faltas por Fecha exclusivamente. No generan mensaje aunque se marque SMS.
    • Para el resto de enseñanzas: en Centro>Gestión del Centro>Datos del Centro-->Gestión de Faltas poner Faltas por Sesión exclusivamente.
  • En el proceso de comunicaciones a móviles: la información se intenta enviar a un teléfono móvil. La primera opción es sobre el denominado "Teléfono" y si falla el envío se intenta sobre el "Teléfono 2".
  • Toda la mensajería Telegram o TokApp School puede llegar a demorar horas en función del volumen de mensajes a tramitar.

Configuración de Usuario

Tríptico de información

Existe un Tríptico para información de alumnos y familias sobre como configurar las aplicaciones de móvil y funcionalidades de Mirador. El enlace es el siguiente Tríptico sobre Mirador y notificaciones.

Configuración Telegram

Telegram es una aplicación de propósito general utilizada fundamentalmente para mensajería. Existen versiones para:

  • Entorno web.
  • Teléfonos Android.
  • Teléfonos IOS.

El proceso de Instalación de Telegram es muy sencillo:

  1. Entrar en el PLAY STORE o APP STORE de su teléfono.
  2. Buscar la palabra "Telegram".
  3. Instalar la aplicación.

Una vez instalada, la primera vez que sea utilizada la aplicación debe ser configurada. Para ello:

  1. Escriba su número de teléfono.
  2. Escriba el nombre con el que quiere aparecer en el sistema.
  3. Siga los pasos que le indica la aplicación.
  4. En menos de un minuto estará configurado Telegram y preparado para ser utilizado.

A partir de ese momento ya es posible utilizar Telegram para cualquier comunicación con cualquier usuario que también lo tenga.

El último paso para recibir mensajes desde Plumier es la conexión con "Educarm Notifica bot":

  1. Entrar en Telegram.
  2. Seleccione Buscar. Es el icono de la lupa que hay arriba a la derecha.
  3. Escribir la palabra "Educarm". Debe aparecer un posible contacto con el nombre "EduCARM Notifica bot".
  4. Seleccionar "EduCARM Notifica bot". El sistema mostrará un pequeño mensaje y se iniciará el proceso de conexión.
  5. Seguir las instrucciones que se le indican. Son muy sencillas.
  6. Una vez finalizado, se podrán recibir notificaciones por faltas de asistencia y mensajes.

NOTAS:

  • ¿Telegram es seguro? Sí, la comunicación por Telegram es segura y se realiza de forma encriptada.
  • Incidencias o Consultas:
    • Si es docente: realice un CLIP desde soporte.murciaeduca.es.
    • Si es alumno o familiar: contacte con el centro, directiva, tutor o docentes de su centro.

Configuración TokApp School

TokApp es una aplicación de para la gestión de mensajería en un entorno educativo. Existen versiones para:

  • Entorno web.
  • Teléfonos Android.
  • Teléfonos IOS.

El proceso de Instalación de TokApp School es muy sencillo:

  1. Entrar en el PLAY STORE o APP STORE de su teléfono.
  2. Buscar la palabra "TokApp".
  3. Instalar la aplicación.

Una vez instalada, la primera vez que sea utilizada la aplicación debe ser configurada. Para ello:

  1. Escriba su número de teléfono.
  2. Escriba el nombre con el que quiere aparecer en el sistema.
  3. Siga los pasos que le indica la aplicación.
  4. En menos de un minuto estará configurado TokApp School y preparada para ser utilizado.

NOTAS:

  • La página www.tokappschool.com de la propia App tiene un chat online de respuesta inmediata ante cualquier duda o incidencia.
  • La URL de acceso para la gestión por parte del centro es la siguiente https://tokapp.com/login.
  • Cada centro educativo público tiene una licencia en TokApp School que fue proporcionada en un correo indicando el login. Inicialmente la contraseña es la misma que el login y con el primer acceso se debe cambiar la contraseña.
  • Disponemos de un artículo de ayuda para la exportación de las bases de datos con el sistema Plumier, la cual deben seguir para exportar la base de datos de sus alumnos e importarla en el sistema TokApp School https://tokapp.com/blog/ayuda/para-administradores/exportar-datos-de-alumnos/plumier-xxi-comunidad-de-murcia.
  • En el caso de que sea necesario, para realizar una formación los centros deben pedir cita con el departamento de soporte técnico en el siguiente enlace https://tokapp.com/contacto/agenda-soporte o llamando al 886080996.


Herramientas de gestión

Recuperación de contraseña

Todas las páginas o aplicaciones Plumier XXI que requieren usuario y contraseña disponen de un enlace para iniciar el proceso de recuperación de contraseñas.

Los procedimientos para los diferentes usuarios vienen descritos:

Comprobar los canales de comunicación

La web Profesores presenta dos alternativas interesantes:

  • Desde la ficha del alumno: se puede comprobar si los móviles definidos para el alumno y familiares tiene activos los canales Telegram y/o TokApp, apareciendo en caso afirmativo junto a los móviles un icono con el servicio en el caso que esté correctamente definido y activo. Además se puede observar los correos electrónicos de alumnos y familiares.
    Para más información acceder al enlace Profesores: Mis Alumnos#Ficha del alumno.
  • Desde "Mis Alumnos" o "Alumnos centro": existe la posibilidad de extraer información completa de los alumnos seleccionados bajo el icono "Impresora>Datos de alumnos":
    - Datos básicos del alumno.
    - Información del estado de comunicaciones para alumnos, padre y madre.
    Para más información acceder al enlace Profesores: Mis Alumnos#Datos del alumno.

Observación: no realizar esta comprobación de modo masivo al centro o puede fallar por demasiada demora. Se realizan por cada alumno muchas comprobaciones a muchos servidores y es una carga de trabajo muy pesada. Recomendamos no pasar grupos de 100 alumnos.

Acciones por sospecha de fallos

Si presenta una incidencia de un alumno, familiar/tutor o docente, existen una serie de comprobaciones:

  1. Al docente no le llega la mensajería. Acciones:
    1. Revisar los datos del docente: teléfonos, correos, fechas de alta y baja y estado="Activo" de la docencia.
    2. Comprobar el canal realizando un envío desde herramientas propias del canal fuera de Plumier XXI. Por ejemplo, si no llegan email, se debe enviar un correo desde Gmail o cualquier otra plataforma.
  2. Al alumno no le llega la mensajería. Acciones:
    1. Revisar los datos del alumno: teléfonos, correos y estado de la matrícula.
    2. Comprobar el estado de los canales desde la "Ficha del alumno". Alternativamente se podría obtener la información completa desde el Excel que se obtiene en "Datos del alumno".
    3. Comprobar el canal realizando un envío desde herramientas propias del canal, fuera de Plumier XXI, como se indicó en el caso del alumno.
  3. Al familiar/tutor no le llega la mensajería. Acciones:
    1. Revisar los datos del padre/madre-tutor: teléfonos, correo y check "Mensaje Padre o Madre".
    2. Comprobar el canal realizando un envío desde herramientas propias del canal, fuera de Plumier XXI, como se indicó en el caso del alumno.

El equipo directivo, docente o PAS puede realizar una prueba utilizando su propio teléfono o correo y reemplazando temporalmente, mientras dura la prueba, los datos del afectado por el problema. Una vez comprobado el problema y en caso de que persista, es el momento de poner una incidencia a Soporte Plumier XXI, siendo lo más detallado posible.





Comunicaciones desde Docentes hacia Alumnos o Familias

Comunicaciones a través de correo electrónico hacia alumnos o familiares

En primer lugar, el docente deberá acceder a la web Profesores (https://profesores.murciaeduca.es/GICWeb/), desde aquí pinchar en el menú "Mis alumnos" para listar el grupo de alumnos y seleccionar al alumno o alumnos a los que quieran enviar un correo electrónico tanto al alumno como a sus familiares.
Webprincipal.png

Una vez tengan listados los alumnos podrán seleccionar al/los alumno/s e inmediatamente se habilitará el botón correspondiente para enviar el e-mail al alumno o al familiar, también se habilitan los demás botones para enviar a través de la plataforma Telegram/TokApp y SMS (SMS sólo en el caso de un sólo alumno seleccionado).
BotonEmail.png

Una vez que pulsan ese botón 2018-11-16 Icono Correo.png se les abrirá un cuadro de diálogo en el que aparecerán los campos correspondientes para escribir el texto que el centro/docente desea escribir tanto hacia el alumno como a los familiares como se muestra a continuación:
Correodesc.png

Completen el resto de los pasos que se indican en la anterior página:

  • Seleccionar "Alumno" o "Familia".
  • Redactar el "Mensaje".
  • Adjuntar ficheros mediante el botón "Seleccionar archivo".

Comunicaciones a través de Telegram/TokAPP School hacia alumnos o familiares

Accediendo desde la web de profesores y pulsando el menú de "Mis alumnos" deberán pulsar sobre el siguiente icono 2018-11-16 Icono Telegram.png para enviar un mensaje a través de las plataformas Telegram y TokApp School.

Permite enviar mensajes a través de Telegram/TokApp siguiendo las mismas instrucciones que se usan en el envío de un e-mail con la excepción que no podrá adjuntar un fichero por el momento.
2018-11-16 Icono Telegram Envio.png

Comunicación a través de SMS hacia alumnos o familiares

Accediendo desde la web de profesores y pulsando el menú de "Mis alumnos" deberán pulsar sobre el siguiente icono 2018-11-16 Icono SMS.png para enviar un mensaje a través de SMS.

Permite enviar SMS siguiendo las mismas instrucciones que se usan en el envío de un e-mail pero para un sólo alumno seleccionado y con un límite de 151 caracteres impuesto por la tecnología SMS. Como es lógico, no se pueden adjuntar archivos.
2018-11-16 Icono SMS Envio.png

Los SMS enviados a familiares intentarán enviarse al padre y en caso que no sea posible será enviado a la madre.

"Notificación de un Registro de Convivencia" a través de Telegram/TokApp School

Cuando se genera un registro de convivencia el docente que está generando el registro dispondrá de la opción del envío de una notificación de acuerdo a las instrucciones recogidas en el siguiente enlace Profesores: Convivencia#Telegram/TokApp de Notificación de un Registro de Convivencia

Selector de alumnos para el equipo directivo/PAS

Las anteriores alternativas de mensajería presentes para los docentes en la web Profesores en la pestaña "Mis alumnos" se aplican para el equipo directivo desde la opción "Alumnos centro", presentando dos vías de selección de alumnos:

  • Selección de alumnos mediante "Buscador de alumnos":
    13 CUADRO BUSQUEDA.png
  • Selección de alumnos mediante "Explorador":
    2018-11-23 Alumnos-Centro Envio.png

Destacar la utilidad "Copy/Paste" en el campo "Expediente" del "Buscador de alumnos". Permite hacer un "Copy" en muchas listados Plumier o en Excel y "Paste" en este campo para realizar una selección.





Comunicaciones desde Alumnos o Familias hacia Docentes

Generan dos mensajes:

  • Aplicación: hacia Notica y a la que el docentes accederá desde el sobre que aparece en la web Profesores.
  • Email: un correo electrónico hacia el correo profesional del docente.

Comunicación a "Tutorías"

La comunicación de un alumno hacia la tutoría de un profesor se inicia accediendo el alumno a su panel de alumno dentro de la web Mirador mirador.murciaeduca.es, en la misma deberán acceder desde la opción ""Mirador: Tutorías"". Una vez hayan insertado los datos de usuario y contraseña el alumno deberá acceder al menú Área Académica>Tutorías como a continuación les indicamos.
MensAlumTutor.png

Para poder enviar el mensaje deberán seleccionar el icono "Sobre" que aparece junto a los apellidos y nombre del docente al que el alumno o familia desea enviar el correo. Al docente le llegará un e-mail y una notificación en Notica.

Comunicación a "Mis profesores"

La comunicación de un alumno hacia un docente o varios docentes se inicia accediendo el alumno a su panel de alumno dentro de la web Mirador mirador.murciaeduca.es, en la misma deberán acceder desde la opción "Mirador: Mis Profesores". Una vez hayan insertado los datos de usuario y contraseña el alumno deberá acceder al menú Área Académica>Mis profesores como a continuación les indicamos.
MensAlumProfe.png

Para poder enviar el mensaje deberán seleccionar el docente o docentes al que el alumno o familia desea enviar el correo. Al docente o docentes les llegará un e-mail y una notificación en Notica.

Comunicación de "Observaciones"

Se comporta igual que "Comunicación a Tutorías". pero se accede desde la ventana de "Calificaciones". Una vez pulsado el botón "Acuse de Recibo" se activa el botón "Observaciones" que al ser pulsado envía una notificación como la de Tutorías.
Mirador calificaciones.png





Comunicaciones entre Docentes

La web Profesores ofrece un servicio de envío de información a los docentes del centro desde la opción Mis Compañeros.
Miscompañeros 01.png

Se pueden emplear dos filtros como se observa en la anterior imagen:

  • Filtro por Cargo: puedes ser seleccionados uno o varios de los cargos.
  • Filtro por enseñanzas: excluyente Todos los docentes o Sólo tutores.

La información se puede enviar como anteriormente se definió para alumnos y familia a través de uno de los siguientes medios de comunicación:

  • SMS.
  • Correo electrónico.
  • Telegram/TokApp School.





Comunicaciones Plumier XXI hacia Alumnos y Familias

El proceso de comunicación desde Plumier hacia los alumnos y familias es el siguiente:

Comunicación de "Faltas de Asistencia o de Puntualidad de Alumnos" a familia

Las faltas de asistencia serán enviadas de modo automático vía Telegram/TokApp School y si no existiesen estos canales se enviará a través de un e-mail (en el caso de existir) al padre si tiene marcado el check “Mensaje padre” y a la madre si tiene marcado el check “Mensaje madre”.

Es un proceso que se desencadena automáticamente al marcar un docente una falta de asistencia o de puntualidad desde la Web de Profesores.

El sistema enviará la comunicación de una falta a la familia si el docente introduce la falta de un alumno como máximo al día siguiente. Si se efectúa la introducción con un retardo de dos o más días, el sistema no comunica la falta.

Las faltas de asistencia NO son enviadas a padres/madres si los alumnos son de Infantil o Primaria pero conviene su introducción a fin de llevar un seguimiento de la asistencia del alumno.

Comunicación de "Recepción de un Título" al alumno

En el proceso de Gestión de Títulos, al recepcionar una propuesta, el gestor puede enviar un SMS a todos los alumnos de la propuesta informando que el título de una determinada enseñanza ya lo tiene disponible en Secretaría del Centro.

Comunicaciones Plumier XXI hacia Centros Educativos y docentes

Los centros recibirán en Notica información referente a:

Información sobre el proceso de "Traslados"

El centro dispondrá en Plumier XXI / Notica de un mensaje por cada actuación en un expediente de traslado indicando el paso que debe ejecuta sobre el alumno afectado por el mismo.

Información sobre el proceso de "Tasas"

El centro recibirá u informe de tasas los días que exista una gestión sobre las tasas del centro, ya sea en emisión o en pago de una tasa o varias. Para ver la información completa debe acceder a Notica, teniendo un enlace para ello en Plumier XXI.

Información de alumnos con más del 20% de faltas por "Absentismo"

Desde la ventana Alumnos > Absentismo > Gestión de Notificaciones se puede realizar un envío de una Notificación (equipo directivo, tutor y PTSC) mediante un mensaje en Notica con los alumnos que presentan más de un 20% de faltas en un periodo.

El envío se realizará tras pulsar el botón "Notificar".

Información sobre el proceso de "Expedientes disciplinarios"

La apertura de un expediente disciplinario desencadena mensajes a todos los implicados (equipo directivo, tutor y PTSC) mediante un correo electrónico y un mensaje en Notica.

Información sobre "Justificación de faltas por el tutor de un grupo"

El tutor de un grupo puede justificar las faltas de sus alumnos de cualquier materia y fecha. Tal evento generará al profesor asociado a esa materia:

  • Una notificación mediante Notica accesible desde la Web Profesores durante siete días hasta que son eliminados automáticamente.
  • Un correo electrónico al correo de personal asociado en Plumier XXI. El correo destino será:
    • Para docentes de centros públicos: el correo oficial de murciaeduca.es.
    • Para docentes de centros concertados: el correo definido en Plumier XXI>Profesores.

Convocatorias a "Órganos de coordinación y comisiones"

El equipo directivo podrá enviar una convocatoria a un órgano de coordinación o una comisión desde la ruta "Centro > Gestiones del Centros > Órganos de Gobiernos, coordinación y comisiones", en la pestaña "Órganos de coordinación y comisiones" y una vez definida la misma y añadidos sus "Componentes" podrá realizar una "Convocatoria".

Para más información acceder a la información de menú Datos del Centro#Órganos de coordinación y comisiones.

Comunicaciones desde la web "Profesores" hacia docentes

La Web "Profesores" envía hacia los docentes diversa información por varios canales:

  • Información de "Acuse de envío" de mensajería. Al realizar un envío hacia alumnos, familia u otros docentes se realiza un envío hacia el docente indicando el resultado del mismo.
  • Información de "Datos de alumnos". Los datos de los alumnos pueden ser pedidos desde "MIS ALUMNOS" o "ALUMNOS CENTRO" y hará llegar al docente que los solicite un correo con diversa información, entre la que se encuentra un fichero Excel con los datos de los alumnos solicitados.

Comunicaciones al docente de centro privado/concertado dado de alta desde Plumier/"Profesores"

Plumier XXI envía un correo electrónico al docente que se da de alta desde la opción "Profesores" en los centros que tienen habilitada esta opción.

Este correo informa al docente de una contraseña temporal y una dirección web donde puede establecer la contraseña deseada.





Comunicaciones desde Centros Educativos y Servicios de la Consejería hacia alumnos y familias. Tablón de anuncios

Los diferentes servicios de la consejería competente en materia de educación podrán incluir información en uno, varios o todos los centros en el "Tablón de anuncios" de Mirador y los propios centros educativos podrán hacer lo mismo únicamente sobre sus alumnos.
Mirador-Tablón.png

Para más información acceder a Mirador: Tablón de Anuncios





Resumen de Comunicaciones Plumier XXI

En el siguiente enlace podrá encontrar el Resumen Sistema de Comunicaciones Plumier XX.