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Gestión de Alumnos

Actualización de los datos de un alumno

Cuando proceda un cambio relevante y justificado de algún dato del alumno como puedan ser: Nombre, Apellidos, Sexo, NIE por DNI, etc se debería actuar del siguiente modo:

  1. Introducir una anotación en la pestaña de la ficha del alumno en "Observaciones > Observaciones" indicando fecha, identidad centro, cambio y motivo del cambio.
  2. Adjuntar escaneada la documentación aportada por el alumno en pestaña "Documentos".

Toda la documentación deberá quedarse almacenada en el registro del centro.
Para la actualización de datos como dirección, datos sobre los tutores, e-mail, teléfonos, corrección de datos mal introducidos, etc no es necesaria ninguna acción adional.

Envío de información a padres separados

La información recogida por Plumier es:

  • Para el alumno: su dirección, teléfonos y correos.
  • Para los padres: sus teléfonos, correo, estudios y profesión. Plumier no recoge la dirección de los padres.

En el caso de ser menor de edad, los datos de correspondencia deben ser la que decidan sus tutores y podrán cambiarla cuantas veces quieran previa solicitud al centro.

Habitualmente las comunicaciones se realizan electrónicamente. Las faltas y mensajes se envían al padre y a la madre.

Actualmente, se está estudiando la posibilidad de emitir boletines duplicados y otra documentación oficial derivada de Plumier XXI en el caso de padres separados.

Si quieren cargar cualquier tipo de información adicional, tienen la pestaña Observaciones donde podrían incluir datos sobre los tutores. El dato de domicilio del alumno no tiene que corresponder con el del padre o la madre. En ocasiones el alumno vive en casa de abuelos, tíos....

Comunicación de faltas y notificaciones (SMS, e-mail, Telegram y TokApp School)

Actualmente existen cuatro medios de comunicación en Plumier XXI entre docentes y familias/alumnos: SMS, correo electrónico, Telegram y la aplicación TopApp School. Las comunicaciones Telegram y TopApp se envían simultaneas, nunca serán independientes la una de la otra y nos referiremos a ellas como Telegram/TopApp.

La información enviada a través de los anteriores medios puede ser de dos tipos:

  • Faltas de asistencia: serán enviadas exclusivamente y de modo automático vía Telegram al padre si tiene marcado el check “Mensaje padre” y a la madre si tiene marcado el check “Mensaje madre”.
  • Notificaciones: Que pueden ser de dos tipos:
    • Individuales: pueden ser enviadas al alumno o a la familia vía SMS, correo electrónico o Telegram/TopApp.
    • Colectivas: pueden ser enviadas al alumno o a la familia vía correo electrónico o Telegram/TopApp.

Las notificaciones enviadas a la familia irán al padre, si tiene marcado el check “Mensaje padre” o a la madre si tiene marcado el check “Mensaje madre”. En la próxima versión Plumier XXI la gestión del envío de notificaciones de Telegram/TopApp a las familias se comportará como si fuesen faltas de asistencia y se enviará al padre y a la madre.

Para recibir los distintos tipos de información es necesario:

  • SMS: introducidos los números de teléfono móvil en Plumier XXI.
  • Correo electrónico: estar definidos los correos electrónicos en Plumier XXI.
  • Telegram: introducidos los números de teléfono móvil en Plumier XXI, tener instalado Telegram en el móvil y tener conexión con “Educarm Notifica” (sin este último paso los mensajes no llegan al usuario).
  • TopApp: introducidos los números de teléfono móvil en Plumier XXI y tener instalado TokApp en el móvil.

En los "Datos del alumno seleccionado" de Plumier XXI se deben definir:

  • Para el alumno. En "Correspondencia":
    • Teléfono y Teléfono 2: "Teléfono" podría ser el teléfono fijo y "Telefono 2" el móvil. Podrían ser los teléfonos dos móviles, fijos, no estar definidos unos de los dos o ninguno.
    • EMail alt: necesario para el proceso de recuperción de contraseñas de Plumier XXI/Mirador y Aula Virtual.
    • Email Oficial: donde se reciben todos los correo enviados por Plumier y con el formato nre@murciaeduca.es
  • Para la familia. En "Datos Padre" y/o "Datos Madre":
    • Teléfono y Teléfono 2: idem alumno.
    • EMail alt: necesario para el proceso de recuperción de contraseñas de Plumier XXI.
    • Email: donde se reciben todos los correo enviados por Plumier.

Notas:

  1. Para Telegram:
    1. Para información detallada sobre la configuración para recibir comunicaciones de Telegram seguir el siguiente enlace que detalla el proceso: http://eduwiki.murciaeduca.es/wiki/index.php/Telegram_para_recibir_notificaciones
  2. Para TokApp School:
    1. La URL de acceso para la gestión por parte del centro es la siguiente https://tokapp.com/login.
    2. Cada centro educativo tiene una licencia en TokApp que fue proporcionada en un correo indicando el login. Inicialmente la contraseña es la misma que el login y con el primer acceso se debe cambiar la contraseña.
    3. Disponemos de un artículo de ayuda para la exportación de las bases de datos con el sistema Plumier, la cual deben seguir para exportar la base de datos de sus alumnos e importarla en el sistema TokApp School https://tokapp.com/blog/ayuda/para-administradores/exportar-datos-de-alumnos/plumier-xxi-comunidad-de-murcia.
    4. En el caso de que sea necesario, para realizar una formación los centros deben pedir cita con el departamento de soporte técnico en el siguiente enlace https://tokapp.com/contacto/agenda-soporte o llamando al 886080996.
  3. Proceso de comunicaciones a móviles: la información se intenta enviar a un teléfono móvil. Primero es intentado sobre el denominado "Teléfono" y si falla el envio se intenta sobre el "Teléfono 2".
  4. El sistema enviará la comunicación de una falta a la familia si el docente introduce la falta de un alumno como máximo al día siguiente. Si se efectua la introducción con un retardo de dos o más días, el sistema no comunica la falta.
  5. Toda la mensajería Telegram o TokApp puede llegar a demorar horas en función del volumen de mensajes a tramitar.

Gestión de alumnos ESO de "Incorporación tardía" o con algún curso realizado en el extranjero

En este apartado damos una orientación para actuar en estos casos siendo en último extremo Inspección el responsable de aplicar la Norma y órgano consultivo ante cualquier duda.
Contemplamos los siguientes casos:

  1. Alumno con Incorporación tardía al Sistema Educativo Español:
    1. Se debe inluir una diligencia en la matrícula del año que se incorpora en todos los documentos (Historial/Certificado, Acta y Expediente) que haga constar este evento con un texto similar al siguiente: "Alumno de Incorporación Tardia....... ".
    2. Al realizar la promoción el alumno no titulará porque le faltan materias. En este caso deberemos:
      1. Realizar una consulta de matrículas del alumno.
      2. Comprobar que cumple las condiciones de titulación teniendo en cuenta sólo las materias cursadas en España.
      3. En el caso de cumplir las condiciones de titulación: marcar "Saltar validación de Título" y procesar y cerrar la Promoción del alumno. Con lo que el alumno obtiene el Título.
  2. Alumnos que han realizado algún curso en el extranjero después de estar incorporados en el sistema español y que se incorporan de nuevo al mismo tras su estancia en el exterior:
    1. Si los alumnos tenían materias pendientes antes de marcharse al exterior: las materias no serán tenidas en cuenta para la promoción ni para la titulación del alumno. Por lo tanto, se deben marca con "X" (dejadas de cursar). Ver Instrucción 4.7 de la Resolución de 23 de abril de 2012....
    2. Se debe inluir una diligencia en la matrícula del año que regresan en todos los documentos (Historial/Certificado, Acta y Expediente) que haga constar este evento con un texto similar al siguiente: "Alumno que ha realizado estudio/s equivalente/s al curso/s xºESO, yºESO.......) en país o paises".
    3. Actuar como el punto 2 de un alumno de Incorporación tardía.


Nota: Para alumnos ESO que han realizado estudios en el exterior no existe convalidación de notas.

Alumnos sin datos PADRE/MADRE

Para poder dejar en blanco la ficha del Padre o la Madre, hay que dejar en blanco el tipo de documento. Si ponemos tipo NIF, NIE o Pasaporte el programa espera un dato y no nos deja cerrar.

F.A.Q. Sobre Becas MEC

Alumno que aparece en "Consultas Parametrizables" y no están en "Becas MEC"

Es un problema con el DNI del alumno y se pueden dar dos situaciones:

  • El DNI del alumno no es correcto en Plumier: proceda a comprobar el DNI del alumno, del padre y de la madre y actualice la información.
  • El DNI del alumno no es correcto en la "Consulta Parametrizable": pongase en contacto con el departamento de "Becas y Títulos" para la solución del problema escribiendo un e-mail a becas.educacion@murciaeduca.es.

Modificación de "Información Académica" incorrecta en el Certificado de Beca

Si una vez registrado al alumno y visto el Certificado de Beca detectamos información incorrecta cargada en Plumier, el proceso sería el siguiente:

  1. Eliminar el Registro de Becas MEC mediante el botón situado en la parte inferior izquierda.
  2. Modificar los datos en Plumier XXI.
  3. Volver a registrar al alumno en Becas MEC.
  4. Volver a comprobar datos.

NOTA: es muy importante comprobar los datos contenidos en los certificados ya que una vez emitidos y tramitados resolver cualquier problema es laborioso y con posible perjuicios para el alumno.





Gestión de matrículas

Procedimiento extraordinario de asignación de pendientes de ámbitos de PRC

Tras la supresión de los ámbitos en PRC por las materias que los conforman a partir del curso académico 2018/19, a los alumnos que suspendieran los ámbitos hay que ponerles como pendientes las materias que conforman los ámbitos y no los ámbitos. Por ello se debe realizar un procedimiento extraordinario para incluir en Plumier XXI las materias pendientes equivalentes a los ámbitos de 1ºPRC. El procedimiento es diferente en función de la enseñanza en la que esté matriculado el alumno/a y contempla las siguientes fases:

  1. Alumnos matriculados en el curso actual en PMAR o PAI
    1. Realizar una matrícula histórica desde "Consulta de matrículas" en la versión 98 en el año académico en el que se cursó PRC.
    2. Incluir las materias que conforman los ámbitos con calificación "I1". Para Ámbito Científico-Matemático( AC1PRC) incluimos Matemáticas y Biología y Geología y para Ámbito Lingüistico-Social (AL1PRC) incluimos Lengua y Literatura y Geografía e Historia. Recordad poner la calificación suspensa en las materias.
    3. Comprobar si el alumno tenía las materias definidas en la matrícula histórica como dejadas de cursar "X" en cursos anteriores. En tal caso, eliminar la anotación dejada de cursar en esos cursos.
    4. Desde la matrícula del alumno y en el presente curso, seleccionar "Materias > Multiasignación de Pendientes"para realizar el procedimiento automático de multiasignación de pendientes.
    5. Una vez incluidas las materias pendientes hay que eliminar la matrícula histórica.
  2. Alumnos matriculados en el curso actual en un enseñanza diferente a PMAR o PAI.
    1. Incorporar las materias que conforman los ámbitos desde la pestaña materias del curso actual.
    2. Incluir la anotación "P Pendiente" para que pasen a la pestaña de materias pendientes.

Para evitar que los ámbitos no superados sean arrastrados en la Certificación Académica, se debe añadir la anotación "X" (dejada de cursar) en los cursos académicos que cursó la materia.

Gestión de matrículas PMAR

Matriculación en PMAR

Para matricular a un nuevo alumno en el programa PMAR, debe ser introducido en una propuesta para PMAR. A continuación se procede a su matriculación en un grupo de PMAR y la matricula quedará en estado “No válida” hasta que la propuesta sea aprobada por el Inspector Jefe. La matriculación de un alumno puede devolver un código de error que no se debe tener en cuenta. Para introducir documentos sobre los alumnos de PMAR, los alumnos deben estar propuestos y la propuesta debe estar abierta. Cuando esté aprobada por inspección ya no se pueden introducir documentos. Hasta que inspección no facilite su aprobación no será posible introducir materias, no saldrán listados…. OBSERVACIONES:

  1. Es inviable introducir a un alumno que viene de la FPB en una propuesta de Plumier XXI. Está prohibido por requerimientos de programación que vienen desde Organización Académica y/o la propia Inspección. Para la inclusión en PMAR realicen el trámite por otra vía.
  2. Para modificar cualquier registro de un envío en el estado “A Revisar” tras la devolución por parte de Inspección deben: pulsar "Validar" y después "Abrir". Modifique lo que sea necesario y vuelva a "Validar" y "Firmar" en el portafirmas del Director.

MÁS INFORMACIÓN: PMAR http://eduwiki.murciaeduca.es/wiki/index.php/PMAR

Pendientes en PMAR

Hasta el Curso Académico 2016/17 el procedimiento para la introducción de materias pendientes que no sean de PMAR sobre alumnos matriculados en 3º PMAR deben ser introducidas mediante un grupo PLOMC:
Instrucciones para asignar pendientes a los alumnos de 3º PMAR.

A partir del curso 2017/18 el procedimiento de introducción de pendientes es el ordinario a través de de la ruta:
"Alumnos > Gestión de Matrículas > Procedimientos Automáticos > Materias Pendientes".

Gestión de matrículas FP

Ciclos Formativos: Pendientes, Añadir a “Materias Impartidas”

El problema está en que si vas a las materias impartidas de un grupo e intentas añadir un módulo, solo te muestra los del curso y no se pueden agregar módulos de 1º en un grupo de 2º. Para solucionar esto hacemos lo siguiente:

  1. Ruta Profesores>Materias Impartidas y filtramos por la materia que queremos y le damos a aceptar.
  2. Pulsamos en nuevo y ya podemos añadir profesor y el grupo y subgrupo de 2º.

Ciclos formativos: Módulos pendientes

En los ciclos formativos no existen grupos de pendientes, los módulos de pendientes se incorporan a la pestaña “Materias del curso actual” y luego se les añade la anotación “P”. De esta forma los módulos deben aparecer en el “Acta solo notas” y en el “Acta oficial”.

Asignar docente en pendientes FP

Las pendientes en FP y FP básica no necesitan de un grupo de pendientes, pero para poder asignar a un docente en la matrícula del alumno y que así se muestre en la rejilla de calificaciones, actas,… hay que hacer lo siguiente:

  • Ruta Profesores>Materias impartidas.
  • En el filtro de búsqueda buscamos solo la materia, ni docente ni grupo.
  • Una vez hecha la búsqueda, pulsamos nuevo y asignamos el grupo y docente.
  • Una vez cargada la materia en Materias impartidas asignamos docente en la matrícula del alumno.

Hecho esto la materia aparecerá en la rejilla de calificaciones, actas,….


Asignación de materias a un alumno alternativas al resto de alumnos del grupo/subgrupo

Para matricular a un alumno o unos pocos alumnos en un grupo de una materia diferente al resto de alumnos de ese grupo:

  1. Se le añade la materia común al grupo.
  2. Se elimina la materia de la matrícula de los alumnos que no la cursen.
  3. Desde Matrícula de cada alumno, en la pestaña “Materias” se elige “Multi Asignación Actuales” y se añade la materia a cursar. En este momento se asigna Grupo y Subgrupo.

Se podría haber realizado a través de la pestaña “Materias del curso actual” y botón “Nuevo” pero existe un problema en el que se está trabajando y no deja asignar Grupo y Subgrupo.


Bajas Telemáticas cambio de curso

Cuando una baja se prolonga de un curso al siguiente, los primeros días de septiembre deben añadirse de forma manual.

No es posible asignar Grupo/Subgrupo a una materia desde la matrícula del alumno

El problema es que están realizando acciones sin el ordén lógico de definición de datos.
Si se modifica la matrícula de un alumno asignando una nueva materia, el sistema entiende que es algo especial que no corresponde con el grupo de matriculación por defecto y busca que en "Materias Impartidas" la existencia de una correspondencia de esa materia con el grupo/subgrupo que se pretende asignar. Si aún no se ha realizado la asignación grupo/subgrupo/materia/profesor Plumier XXI no dejará actualizar los datos solicitados.
La solución es hacer la asignación de la materia desde la matrícula del alumno a través de "Matrícula>Materias>Multiasignación de Actuales". En este caso la asignación de la materia se realiza sobre el Grupo/Subgrupo de matriculación.

Falta materias LOE en la Certificación Académica LOMCE

Este problema es debido a que cuando se realizó el proceso automático de equivalencias LOE a LOMCE había algunas equivalencias entre versiones no cargadas en el Sistema Educativo. La solución es la siguiente:

  1. Seleccionar al alumno, realizar una Consulta de matrículas y observar el año en el que se realizó el proceso de equivalencias (Ver matricula con la asignación "EQ" en alguna materia).
  2. Cambiar a ese curso académico, volver a seleccionar al alumno, acceder a la Matricula actual de ese curso y en "Materias > Procedimientos Automáticos > Materias Equivalentes" ejecutar el proceso de equivalencias.
  3. Observar el número de materias cargadas y extraer y estudiar la Certificación Académica del alumno.

Incorporación incorrecta de alumnos desde ADA / Matriculación Admisiones

Por procedimientos erróneos en la gestión de "Matriculación de Admisiones", se puede duplicar el NRE (Número Regional de Estudiante) a un alumno con la consiguiente pérdida del Historial Académico.
Cuando se incorpora a un alumno, se debe tener en cuenta el procedimiento descrito en Matriculación de Admisiones y observar los datos de los alumnos para contrastar si es un "Alumno Nuevo" en el Sistema Educativo de Murcia/Plumier XXI. ALUMNO NUEVO NO SIGNIFICA ALUMNO NUEVO EN EL CENTRO.
Dos actuaciones erróneas se pueden presentar:

  1. Incorporar al alumno como "Nuevo alumno" cuando en realidad ya existe en Plumier XXI. Observamos que ha perdido el historial. Solución:
    1. Eliminar la matrícula del alumno desde "Matrícula actual" o "Consulta de matrículas".
    2. Desvincular al alumno del centro desde "Alumnos > Gestión de Alumnos > Alumnos" botón "Desvincular".
    3. Volver a realizar la "Matriculación de Admisiones" seleccionando al alumno adecuado. Observaciones:
      1. Comprobar coincidencias nombre y apellidos, DNI/NIE y fecha de nacimiento en los alumnos propuestos.
      2. Es difícil/imposible encontrar dos alumnos con el mismo nombre, apellidos y fecha de nacimiento, por lo tanto, si nos encontramos con esos datos coincidentes es casi seguro al 100% que debemos seleccionar al alumno. Esto no excluye que debamos observar el resto de datos.
  2. Incorporar a un alumno eligiendo a uno incorrecto. Se observan matrículas que no corresponden al alumno incorporado. Solución:
    1. Abrir una incidencia a Plumier para investigar el alcance del problema y buscar solución más oportuna que en todo caso será muy laboriosa.

Imposible eliminar una matrícula de un curso cuando el alumno está promocionado

A veces ocurre que por pre-matrícula se realiza una matrícula de alumno evaluados en convocatoria extraordinaria y que alcanzan nivel en la misma tras ser promocionados. Una vez promocionado al alumno es imposible eliminar esa prematrícula en el siguiente curso.

La solución es la siguiente:

  1. Abrir y ELIMINAR la promoción del alumno (tener en muy en cuenta ELIMINAR) que genera el nivel alcanzado.
  2. Eliminar la pre-matrícula / matrícula del alumno que no podíamos eliminar.
  3. Volver a promocionar al alumno.

Gestión de Grupos

Gestión de Listados

Imprimir listados de grupos a doble cara

Muchos centros demandan la posibilidad de imprimir listados masivos de documentos de alumnos a doble cara como pueden ser historiales académicos, certificados, etc. Plumier XXI no ofrece esa posibilidad ya que utiliza, dependiendo del listado, dos plataformas externas de gestión de documentos que no presentan esa posibilidad. Esas plataformas reciben datos, se configuran como deben ser formateados y devuelven un documento.

Está solicitado a programación que en las impresiones se generen una cantidad de hojas pares por alumno.

Lo que si se puede hacer desde el centro y lo debe gestionar por si mismo, es que si desea esa posibilidad y dispone de la capacidad de impresión a doble cara en su equipo informático, puede:

  1. No imprimir directamente el documento.
  2. Descargar el documento en Word con el botón superior izquierdo para descarga de documentos.
  3. Revisar el documento y a los alumnos que presenten hojas impares, sobre la última hoja, añadir una página en blanco (Menú Insertar y botón "Página en Blanco"). Es un proceso más rápido de lo que podría pensar.
  4. Lanzar la impresión desde Word seleccionando la impresión a doble cara (si la impresora seleccionada presenta esta opción).