EDUFACE. Facturación Electrónica en Centros Educativos

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 Introducción

FACE, es un proyecto impulsado por el Gobierno Central que permite la presentación de facturas de forma telemática y la gestión de la misma a través de medios telemáticos.

Tiene toda la información asociada al proyecto en la siguiente dirección:

http://www.facturae.gob.es/face/Paginas/FACE.aspx

La Region de Murcia se ha unido al proyecto, de forma que la presentación de la factura se hace en el portal WEB de FACE. 

La factura llega por medios telemáticos a la plataforma de administración electrónica de la CARM. Una vez allí, las facturas que van asociadas a centros docentes se traspasan a un portal específico desde donde se gestionan.


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Qué es EduFace

EduFace es el programa informático que utilizarán los centros educativos para informar a la CARM y a los proveedores del estado de su factura.

Así, de forma telemática, el proveedor estará informado de la situación de la misma.

Todas las mañanas el sistema realiza una comprobación y traslada a la base de datos de EDUFACE las facturas recibidas que no han sido enviadas.


Ventajas

El sistema tiene muchas ventajas para el centro, para la Administración Regional y Estatal.


Uso de la aplicación

Entrada a la aplicación

Para entrar a la aplicación el centro educativo ha de seguir los siguientes pasos:

  1. Entrar en el portal web educarm (http://www.educarm.es)
  2. Acceder a la zona privada con el login y la contraseña de un miembro del equipo directivo.
  3. Seleccionar el icono asociado a "EduFace. Factura Electrónica"


Selección de una factura

Una vez dentro de la aplicación, podrá ver todas las facturas recibidas. Seleccionando una de ellas dispone de dos iconos con los que podrá realizar dos acciones:

  1. Visualizar los datos
  2. Cambiar el estado de la misma

Visualizar los datos

Al seleccionar el icono de visualizar los datos podrá ver los datos del detalle de la factura.

Cambiar el estado de una factura

Le aparecerá una nueva pantalla para que pueda informar de la situación en la que se encuentra la factura.

Todas las facturas por defecto aparecerán en estado "Recibida" mientras no se realice ninguna acción sobre la misma.

  1. El primer paso ha de ser conformarla, es decir, estar conforme con la factura. Para ello ha de seleccionar la factura, pinchar con el ratón en "cambio de estado" y seleccionar "Conformada"
  2. Una vez conformada el siguiente paso es "Contabilizada"
  3. El último paso sería "Pagado"


Hay otras opciones, como las siguientes:

  1. "Rechazada", ya que una vez recibida se comprueba que hay algún error. Para rechazarla es imprescindible indicar el motivo del rechazo.
  2. "Anulada"


Poner una incidencia

Dentro de la aplicación, en el caso de que tenga alguna duda, consulta o considere que hay algún error puede poner una incidencia seleccionando el botón "Enviar una incidencia".

Indique lo que considere y pinche en "Enviar"



Preguntas más frecuentes

A continuación se indican preguntas más frecuentes que han ido indicando los centros.

¿ Qué hago con una factura que no es mía ?

Debe rechazarla indicando el motivo. Con ello la información llega al proveedor que obrará en consecuencia.


Tengo una duda, ¿dónde me dirijo ?

Lo más eficiente es poner una incidencia a través del botón indicado, ya que le llega directamente al grupo de técnicos que ha de resolverla.

Otra opción es poner una incidencia a través de CLIP, si bien la incidencia llega al mismo sitio.


Cuales son los estados de una factura

Los estados son muchos, si bien al final un centro solo utiliza unos pocos. Se detallan a continuación

  • Registrada.            La factura ha sido registrada en el registro electrónico
  • Recibida en RCF.  La factura ha sido registrada en RCF
  • Verificada en RCF. La factura ha sido verificada en RCF
  • Recibida en destino La Unidad ha recibido la factura. Es el primer estado que ve un Centro Educativo
  • Conformada             La Unidad Tramitadora (el centro) ha aceptado el pago de la factura remitida por el proveedor
  • Contabilizada           Se ha dado orden de pago de la factura
  • Pagada                     Factura pagada
  • Rechazada                La Unidad rechaza la factura
  • Anulada                    La Unidad aprueba la propuesta de anulación


En el caso de una factura que se solicite la anulación, lleva una serie de estados que son los siguientes:

  • No solicitada Anulación
  • Solicitada Anulación
  • Aceptada Anulación
  • Rechazada Anulación

Estos estados en principio son solo a nivel informativo para el centro.